4.23.2 Проектное совещание

Протокол

В преддверии каждого проектного совещания:

• всем участникам (минимум за 1 день) рассылается актуальный протокол прошлого проектного совещания, а также повестка предстоящего обсуждения. В названии темы электронного письма указывается номер проекта;
• ведётся подготовка внутренней позиции компании по вопросам коммерческих предложений и сложных технических решений.

В протоколе должны быть указаны:

• участники совещания (в правом столбце указывается сокращение имён участников совещания – первая буква имени и 3 первых буквы фамилии. Например, Екатерина Носкова –ENOS):

• основные текущие вопросы по проекту, которые влияют на результат или сроки проектирования. Вопросы разделяются по блокам, в зависимости от того, кому они адресованы:
  • Заказчик;
  • Генпроектировщик (в т.ч. Подрядчики);
  • Проектировщики по разделам.
• Ответственные за эти вопросы (конкретные лица, указывается сокращение имени участника совещания):

• Приоритет вопроса:

• Срок предоставления информации по вопросу. В случае, если срок указать нет возможности, это необходимо обозначить пометкой «уточняется».

Пример:

После совещания необходимо обновить / актуализировать протокол по итогам. В обновлённом протоколе:

• указываются все присутствовавшие на совещании;
• обновляются сроки проектных вопросов, просроченных и незакрытых вопросов быть не должно;
• принятые решения заносятся в протокол с пометкой «Готово» и датой принятия решения. Ячейка выделяется зелёным цветом;
• решённые вопросы выделяются зелёным цветом (вся ячейка). В следующем протоколе вопрос скрывается:

• При возникновении нового вопроса на совещании этот вопрос заносится в протокол с указанием ответственного лица, приоритета и срока;
• все изменения, вносимые в протокол по итогам совещания (например, изменение сроков, добавление информации к вопросу, новые вопросы), выделяются жирным шрифтом;
• при изменении срока вопроса – старая дата зачёркивается (ctrl+5) и следующей строкой указывается новая дата, выделенная жирным шрифтом:

• У вопроса, который добавлен в качестве информации, в столбце с датой указывается «инфо», и вся строка выделяется салатовым цветом;
• вопросы, срок решения которых отложен на неопределённое время, в столбце с датой указывается «на паузе».

Для рассылки протокола рекомендуется пользоваться шаблоном письма, а также сохранять на облачное хранилище по согласованию с Заказчиком.

Процесс совещания

Вопросы протокола обсуждаются в следующей последовательности:

1. Вопросы Заказчика.
2. Вопросы Генпроектировщика.
3. Вопросы Подрядчиков.

После обсуждения вопросов протокола на повестку выносятся новые вопросы, возникшие с момента предыдущего совещания. Все вопросы и решения заносятся в протокол.

В конце совещания участниками подписывается протокол за предыдущее совещание (ранее высланный для ознакомления).

Протокол сканируется и загружается в папку проекта 05_ПРОТОКОЛЫ+НАКЛАДНЫЕ.

Правила наименования протоколов по проекту – смотри «Структура папок для проектной документации».

Важно

• на совещаниях должны присутствовать все заинтересованные лица. После формирования протокола, в зависимости от обсуждаемых вопросов, необходимо определить, кто должен присутствовать на совещании. Если необходимое лицо не регулярно присутствует на совещаниях, необходимо заранее договориться о его присутствии. Следует также исключить «лишних» людей из совещательного процесса;
• на проектных совещаниях с Заказчиком не обсуждаются внутренние вопросы и вопросы с Подрядчиками. Обсуждаются только вопросы, касающиеся Заказчика;
• всем, кто учувствует в проектном совещании, необходимо заранее ознакомиться с протоколом и подготовиться в части вопросов, за которые они несут ответственность. На совещания следует приходить с решениями, а не с проблемами;
• желательно перед совещанием предварительно позвонить специалистам Заказчика и Подрядчика и обсудить конфликтные / важные / срочные / забытые вопросы;
• обязательно фиксировать в протоколе согласовываемые в рабочем порядке локальные коммерческие предложения, согласование сдвижки сроков проектирования, изменения и задержку исходных данных и согласований, получаемых от Заказчика.